Dans cet article, vous pouvez suivre le flux d'Acerta pour importer des enregistrements de temps.
Dans cette liste, choisissez la rubrique à laquelle vous souhaitez accéder.
Démarrage d'une nouvelle importation
Contrôle de la structure du fichier
Gérer les importations existantes
Afficher les détails d'une importation
Visualisation des informations de journalisation
Démarrage d'une nouvelle importation
Attention !
Pour qu'il soit possible d'importer des données de calendrier pour un contrat d'employé, le contrat d'employé doit également être configuré correctement dans Acerta Connect. Dans Gestion des contrats → Prestations, dans le champ "Type d'horaire de travail", choisissez "Fixe (avec enregistrement des heures)" ou "Variable (avec enregistrement des heures)".
Lorsque la définition d'importation correspondante est disponible, il est possible de lancer une nouvelle importation.
Pour ce faire, sélectionnez dans le menu Importation→Nouvelle importation
Vous accédez alors à un assistant qui vous guide à travers les étapes nécessaires.
Étape 1 :
Sélectionnez d'abord s'il s'agit de données liées à des calendriers ou à des éléments de salaire non standard.
Sélectionnez ensuite la définition d'importation à appliquer.
Etape 2 :
Sous "Fichier", cliquez sur "Parcourir" pour sélectionner le fichier correspondant.
Vous recevrez un message d'erreur si le format du fichier ne correspond pas à la définition d'importation sélectionnée.
Étape 3:
S'il s'agit d'un fichier texte, cliquez sur "Parcourir" pour le sélectionner :
S'il s'agit d'un fichier texte, vous obtiendrez un résumé des paramètres d'importation à l'étape 3.
Lorsque vous travaillez avec un fichier Excel, vous pouvez importer un maximum d'un onglet, vous devez donc spécifier de quel onglet il s'agit.
Lorsque vous avez terminé les trois étapes de l'assistant, cliquez sur pour lancer l'importation.
Contrôle de la structure du fichier
Un contrôle de la structure est d'abord lancé. S'il n'y a pas d'erreurs, le contrôle du contenu des données suit immédiatement.
Toutefois, si une erreur est détectée, vous recevez un message d'erreur indiquant l'endroit du fichier où l'erreur s'est produite.
L'écran des résultats
En haut de l'écran, vous obtenez un résumé des paramètres d'importation. Dans le bloc en dessous, vous voyez les données à importer et, en fonction du type de données (données salariales ou données de calendrier), vous obtenez les informations suivantes :
Champs présents pour chaque importation :
- Statut : l'une des trois icônes suivantes indique dans quelle mesure les données peuvent être chargées ou si elles nécessitent une attention particulière.
Les données sont correctes et peuvent être importées.
Les données ont été validées et peuvent être importées correctement. Cependant, un ou plusieurs éléments ont été trouvés qu'il est important de mentionner et à propos desquels vous recevrez un avertissement. Si vous cliquez sur le , un écran pop-up apparaît avec les détails. Ces données seront effectivement importées.
Une ou plusieurs erreurs ont été trouvées, empêchant le téléchargement des données.
Lorsque vous cliquez sur , une fenêtre contextuelle s'affiche avec plus d'explications.
Remarque : dès qu'une erreur est détectée pour un employé, l'ensemble de l'employé est considéré comme étant en erreur jusqu'à ce que l'erreur soit résolue. Si l'erreur n'est pas résolue, les données de l'employé ne sont pas chargées.
Une erreur peut être modifiée directement dans l'écran des résultats afin qu'elle soit chargée.
Notez qu'il y aura alors une différence entre le fichier source et les données importées.
Les données ont été importées correctement.
Notez qu'après les ajustements et la revalidation des données (voir ci-dessus), le statut d'une ligne de données peut changer.
Notez que via la liste déroulante "Afficher", vous pouvez choisir de
-
- Voir tout
- Voir uniquement les erreurs
- Voir uniquement les éléments non sélectionnés
- ou de n'afficher que les avertissements.
- Sélection : permet de sélectionner ou non la ligne à traiter. Seules les lignes cochées seront chargées.
Via les opérations :
- Permet de désélectionner toutes les erreurs sélectionnées
- Permet de désélectionner tous les avertissements sélectionnés
Si vous ne cochez pas les lignes comportant un message d'erreur et que vous autorisez leur traitement, il n'y a pas de problème. Les données ne seront pas chargées. En revanche, les lignes comportant un avertissement sont traitées et chargées si elles sont cochées. Ce n'est que si vous les décochez qu'elles ne seront pas incluses.
- Numéro : numéro séquentiel des données dans le fichier.
- Accord : Numéro de l'accord du salarié auquel les données se rapportent.
- Période de paie : Période de paie à laquelle les données se rapportent.
- Code de mise à jour : ce code indique l'action à effectuer sur les données (par exemple, ajouter, remplacer, ...).
- Modification : Date et heure auxquelles les données ont été modifiées pour la dernière fois.
- Utilisateur : L'utilisateur qui a importé ou modifié la ligne.
Il existe également des champs d'information qui dépendent du type de données.
Voici quelques exemples : code salaire, unités, montant par unité, pourcentage, montant, jours, centre de coûts....
Les valeurs des colonnes Statut, Numéro, Changement et Utilisateur ne peuvent pas être modifiées manuellement.
En revanche, les valeurs des colonnes Sélection et des champs en fonction du type de données (données salariales ou calendaires) peuvent être ajustées manuellement.
La ligne de recherche permet de trouver une ligne spécifique pour un numéro d'accord donné.
En bas de l'écran, trois options s'offrent à vous :
Sauvegarder : Cliquez sur Enregistrer si vous avez modifié des données et que vous ne souhaitez pas poursuivre l'importation pour l'instant. Les données seront prêtes à être importées ultérieurement.
Valider : vous pouvez choisir de revalider les données et de procéder à une nouvelle vérification du contenu. Les données peuvent être modifiées directement dans la grille. Lorsque vous cliquez ensuite sur "valider", vous vérifiez que les nouvelles valeurs sont cohérentes.
Tant que les données n'ont pas été importées, vous pouvez les modifier sans restriction et les revalider si nécessaire.
Importer : Les données sont importées. Vous obtenez un aperçu des données importées :
Après l'importation, le fichier (les données à importer) ne peut plus être modifié. Vérifiez donc toujours soigneusement que tout est conforme à vos souhaits avant de procéder à l'importation.
Les lignes qui n'ont pas pu être importées portent le caractère .
Les données qui ont été importées correctement reçoivent le statut .
Gestion des importations existantes
Il est également possible de gérer les importations existantes. Cela permet, par exemple, de voir ce qui a déjà été importé ou de terminer une importation qui n'a pas encore été effectuée.
Pour ce faire, choisissez Importation→Gestion des importations dans le menu
L'écran auquel vous accédez ensuite donne une vue d'ensemble de toutes les importations commencées :
Là encore, l'écran se compose d'un bloc de recherche et d'un bloc de résultats.
- Bloc de recherche
Dans le bloc de recherche, vous avez la possibilité de rechercher une importation entamée en fonction de plusieurs paramètres :
- Statut : le statut de l'importation entamée
- Données : le type de données concernées : différents éléments de paie ou calendriers
- Date d'importation du / au : date du / au à laquelle l'importation a eu lieu
- Définition de l'importation : le nom de la définition de l'importation utilisée.
Saisissez les paramètres appropriés et cliquez sur "Montrer" pour obtenir une liste des résultats possibles qui répondent aux critères de sélection.
Une recherche peut être annulée en cliquant sur "Vider".
- Bloquer les résultats
Si aucun paramètre ni aucune date ne sont saisis, toutes les importations commencées sont affichées dans le bloc de résultats. Par défaut, les dates d'importation sont renseignées afin d'afficher les importations des deux derniers mois.
Lorsqu'une recherche est lancée, seules les importations répondant aux critères de recherche introduits sont affichées.
Pour chaque importation lancée, les paramètres décrivant l'importation sont affichés
Demandée : la date à laquelle l'importation a été lancée
Statut : le statut de l'importation lancée
Données : type de données concernées : différents éléments de paie ou calendrier
Fichier : le nom du fichier utilisé
Onglet(s) : le nom de l'onglet utilisé
Utilisateur : le nom de l'utilisateur qui a effectué l'importation
Numéro d'importation : le numéro d'identification de l'importation. Il s'agit d'un numéro généré automatiquement qui vise uniquement à identifier l'importation et n'a pas d'autre signification.
Ces paramètres sont précédés d'une colonne "Action". Ici, vous pouvez utiliser l'une des icônes suivantes pour faire valider ou importer le fichier :
Si vous cliquez sur cette icône, vous choisissez de relancer la validation du contenu.
Si vous cliquez sur cette icône, vous choisissez d'importer (les données non encore importées).
Par exemple : un fichier importé ne peut pas être revalidé.
Consulter les détails d'une importation
Pour obtenir des informations plus détaillées sur une importation, cliquez sur son nom.
En haut, dans le bloc "Type de données importées", vous obtenez un résumé de l'importation.
Dans le bloc suivant, vous obtenez le détail des données présentes dans le fichier à importer. Là encore, vous avez la possibilité de rechercher une ligne spécifique sur la base du numéro de correspondance via la ligne de recherche.
Via le filtre "Montrer", vous pouvez choisir de tout voir, seulement les erreurs, seulement les lignes non sélectionnées ou seulement les avertissements.
Aucune donnée ne peut encore être modifiée dans cet écran.
Visualisation des informations de journalisation
Il est également possible de surveiller les différents états d'une importation. Cela permet par exemple de savoir quand une importation donnée a été exécutée.
Lorsque vous cliquez sur le statut d'une importation dans le bloc de résultats, vous obtenez toutes les informations de journalisation relatives à cette importation.