Bij tijdelijke werknemers (flexijob, extra, student) hangt aan elke prestatie een Dimona-aangifte. Die past niet vanzelf mee als je de prestatie achteraf wijzigt. In dit artikel lees je wat je mag aanpassen, tot wanneer en hoe je de Dimona daarna in orde brengt.
⚠️ Belangrijk: bookU is een hulpmiddel. Als werkgever blijf je zelf verantwoordelijk voor een correcte opvolging van de Dimona-aangiftes. Wijzig je het verkeerde uur, of vergeet je de Dimona opnieuw te verzenden, dan kan de aangifte laattijdig worden en kan de RSZ sancties opleggen.
Wat mag ik aanpassen, per statuut?
Dimona (Directe Melding Online van tewerkstelling) is de verplichte aangifte bij de sociale zekerheid. Of je een prestatie mag aanpassen, hangt af van het statuut van de werknemer.
Statuut | Beginuur aanpassen | Einduur aanpassen | Dimona daarna opnieuw verzenden? |
Flexijob (FLX) | Nooit: veroorzaakt een laattijdige aangifte | Ja, binnen het tijdvenster | Ja |
Extra (EXT) | Nooit: veroorzaakt een laattijdige aangifte | Ja, binnen het tijdvenster | Ja |
Student (STU) | Ja: de Dimona werkt op het totaal aantal uren | Ja | Alleen als de student meer uren presteerde dan in de Dimona staat |
Vaste werknemer | Ja, geen tijdsbeperkingen | Ja | Niet van toepassing: er is geen Dimona |
Tot wanneer mag ik het einduur aanpassen?
Voor flexijob (FLX) en extra (EXT) gelden strikte tijdvensters voor het einduur. Wordt het venster gemist, dan is de aangifte laattijdig.
Wijziging | Tot wanneer |
Vroeger stoppen (einduur vervroegen) | Tot middernacht volgend op het oorspronkelijk voorziene einduur |
Later stoppen | Tot 8 uur na het oorspronkelijk voorziene einduur. Was het einduur voorzien tussen 20u en 24u, dan tot 8 uur de volgende ochtend |
Bij studenten geldt een ander principe: het aantal geplande uren mag je wijzigen tot de laatste dag van de maand die volgt op het betrokken kwartaal. Dat telt niet als laattijdige Dimona, zolang de oorspronkelijke aangifte tijdig was ingediend.
⚠️ Belangrijk: pas de Dimona van een student toch zo snel mogelijk aan. Een andere werkgever kan het studentencontingent ondertussen opgebruiken.
Hoe corrigeer ik een prestatie achteraf?
Om een prestatie van een tijdelijke werknemer achteraf te corrigeren, werk je in de module Prestaties in deze volgorde.
Stap 1 – Controleer het statuut en het tijdvenster
Kijk in de tabellen hierboven wat je voor dit statuut mag aanpassen.
Stap 2 – Bekijk de Dimona-status
Ga naar de module Prestaties en bekijk de kolom DIMONA bij de betreffende tijdsregistratie.
Stap 3 – Heropen de prestatie als ze al goedgekeurd is
Een goedgekeurde prestatie kan je niet rechtstreeks aanpassen. Klik bij die dag op het icoon ↻. De status wordt dan opnieuw Gepubliceerd.
Stap 4 – Pas de tijdsregistratie aan
Klik op Bewerken en pas het juiste uur aan. Is een werknemer vergeten uit te klokken, vul dan het correcte einduur in. Pas bij een flexijobber of extra nooit het beginuur aan.
Stap 5 – Verzend de Dimona opnieuw
Na het opslaan verschijnt het icoon ✓🔄. Dat betekent dat de tijdsregistratie gewijzigd is nadat de Dimona verstuurd werd. Klik op dat icoon en verzend de Dimona opnieuw, of gebruik de module Dimona (⚙️ → Verzenden).
⚠️ Belangrijk: de Dimona wordt niet automatisch aangepast wanneer je een tijdsregistratie bewerkt. Je moet ze altijd zelf opnieuw verzenden.
Stap 6 – Controleer het resultaat
De status moet op ✓ Succes komen. Bij ⚠️ of ❌ open je Detail en lees je de melding in de geschiedenis.
Stap 7 – Keur de prestatie opnieuw goed
Dimona verzenden en een prestatie goedkeuren zijn twee aparte acties. Je moet beide uitvoeren.
Wat betekenen de iconen in de kolom DIMONA?
Icoon | Betekenis | Wat doe je? |
➕ | Dimona nog niet verzonden | Verzenden |
✓ | Verzonden en succesvol verwerkt | Niets |
✓🔄 | Tijdsregistratie gewijzigd na het verzenden | Dimona opnieuw verzenden |
⚠️ | In orde maar controleer, of laattijdige aangifte | Detail bekijken |
❌ | Fout | Oorzaak oplossen en opnieuw verzenden |
🚫 | Geannuleerd | Niets |
Wat als ik te laat ben?
Een laattijdige Dimona herken je aan het icoon ⚠️ en de melding Laattijdige aangifte in het detailscherm. In bookU is dan geen technische actie meer mogelijk, want de aangifte staat geregistreerd. Neem contact op met de dossierbeheerder bij je sociaal secretariaat om te bespreken welke stappen nog nodig zijn bij de RSZ. Bij studenten kunnen de betrokken uren bovendien buiten het voordelige studentencontingent vallen.
Wat gebeurt er met de loonverwerking?
Een Dimona opnieuw verzenden past enkel de aangifte bij de RSZ aan, niet de export naar het sociaal secretariaat. In bookU kan je een export voor elke maand opnieuw nemen, ook voor een verleden maand (⚙️ → Exporteer → maand kiezen). Enkel goedgekeurde prestaties worden geëxporteerd, dus heropen en keur eerst opnieuw goed. Het bestand moet daarna opnieuw opgeladen worden bij het sociaal secretariaat.
⚠️ Belangrijk: is de maand bij het sociaal secretariaat al afgesloten, contacteer dan eerst je dossierbeheerder.