Pour les travailleurs temporaires (flexi-job, extra, étudiant), chaque prestation est liée à une déclaration Dimona. Celle-ci ne s'adapte pas automatiquement lorsque vous modifiez la prestation après coup. Dans cet article, vous découvrez ce que vous pouvez modifier, jusqu'à quand, et comment remettre la Dimona en ordre ensuite.
⚠️ Important : bookU est un outil d'aide. En tant qu'employeur, vous restez responsable du suivi correct des déclarations Dimona. Si vous modifiez la mauvaise heure, ou si vous oubliez de renvoyer la Dimona, la déclaration peut devenir tardive et l'ONSS peut infliger des sanctions.
Que puis-je modifier, par statut ?
La Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) est la déclaration obligatoire auprès de la sécurité sociale. La possibilité de modifier une prestation dépend du statut du travailleur.
Statut | Modifier l'heure de début | Modifier l'heure de fin | Renvoyer la Dimona ensuite ? |
Flexi-job (FLX) | Jamais : cela provoque une déclaration tardive | Oui, dans la fenêtre de temps prévue | Oui |
Extra (EXT) | Jamais : cela provoque une déclaration tardive | Oui, dans la fenêtre de temps prévue | Oui |
Étudiant (STU) | Oui : la Dimona fonctionne sur la base du nombre total d'heures | Oui | Uniquement si l'étudiant a presté plus d'heures que ce qui figure dans la Dimona |
Travailleur fixe | Oui, aucune limite de temps | Oui | Sans objet : il n'y a pas de Dimona |
Jusqu'à quand puis-je modifier l'heure de fin ?
Pour les flexi-jobs (FLX) et les extras (EXT), des fenêtres de temps strictes s'appliquent à l'heure de fin. Si la fenêtre est dépassée, la déclaration est tardive.
Modification | Jusqu'à quand |
Arrêter plus tôt (avancer l'heure de fin) | Jusqu'à minuit suivant l'heure de fin initialement prévue |
Arrêter plus tard | Jusqu'à 8 heures après l'heure de fin initialement prévue. Si l'heure de fin était prévue entre 20h et 24h, jusqu'à 8 heures le lendemain matin |
Pour les étudiants, un autre principe s'applique : vous pouvez modifier le nombre d'heures prévues jusqu'au dernier jour du mois qui suit le trimestre concerné. Cela ne compte pas comme une Dimona tardive, tant que la déclaration initiale a été introduite à temps.
⚠️ Important : adaptez néanmoins la Dimona d'un étudiant le plus vite possible. Un autre employeur peut entre-temps épuiser le contingent étudiant.
Comment corriger une prestation a posteriori ?
Pour corriger a posteriori la prestation d'un travailleur temporaire, procédez dans le module Prestaties dans cet ordre.
Étape 1 – Vérifiez le statut et la fenêtre de temps
Consultez les tableaux ci-dessus pour savoir ce que vous pouvez modifier pour ce statut.
Étape 2 – Consultez le statut de la Dimona
Allez dans le module Prestaties et regardez la colonne DIMONA de l'enregistrement du temps concerné.
Étape 3 – Rouvrez la prestation si elle est déjà approuvée
Vous ne pouvez pas modifier directement une prestation approuvée. Cliquez sur l'icône ↻ à côté du jour concerné. Le statut redevient alors Publié.
Étape 4 – Modifiez l'enregistrement du temps
Cliquez sur Modifier et corrigez l'heure concernée. Si un travailleur a oublié de pointer à la sortie, indiquez l'heure de fin correcte. Pour un flexi-jobiste ou un extra, ne modifiez jamais l'heure de début.
Étape 5 – Renvoyez la Dimona
Après l'enregistrement, l'icône ✓🔄 apparaît. Cela signifie que l'enregistrement du temps a été modifié après l'envoi de la Dimona. Cliquez sur cette icône et renvoyez la Dimona, ou utilisez le module Dimona (⚙️ → Envoyer).
⚠️ Important : la Dimona n'est pas adaptée automatiquement lorsque vous modifiez un enregistrement du temps. Vous devez toujours la renvoyer vous-même.
Étape 6 – Vérifiez le résultat
Le statut doit passer à ✓ Succès. En cas de ⚠️ ou ❌, ouvrez ⚙️ → Détail et lisez le message dans l'historique.
Étape 7 – Approuvez à nouveau la prestation
Envoyer la Dimona et approuver une prestation sont deux actions distinctes. Vous devez effectuer les deux.
Que signifient les icônes dans la colonne DIMONA ?
Icône | Signification | Que faire ? |
➕ | Dimona pas encore envoyée | Envoyer |
✓ | Envoyée et traitée avec succès | Rien |
✓🔄 | Enregistrement du temps modifié après l'envoi | Renvoyer la Dimona |
⚠️ | En ordre mais à vérifier, ou déclaration tardive | Consulter le détail |
❌ | Erreur | Résoudre la cause et renvoyer |
🚫 | Annulée | Rien |
Que faire si je suis en retard ?
Une Dimona tardive se reconnaît à l'icône ⚠️ et au message Déclaration tardive dans l'écran de détail. Dans bookU, plus aucune action technique n'est alors possible, car la déclaration est enregistrée. Contactez le gestionnaire de dossier de votre secrétariat social pour voir quelles démarches sont encore nécessaires auprès de l'ONSS. Pour les étudiants, les heures concernées peuvent en outre tomber en dehors du contingent étudiant avantageux.
Qu'en est-il du traitement de la paie ?
Renvoyer une Dimona ne modifie que la déclaration auprès de l'ONSS, pas l'exportation vers le secrétariat social. Dans bookU, vous pouvez refaire une exportation pour n'importe quel mois, y compris un mois passé (⚙️ → Exporter → choisir le mois). Seules les prestations approuvées sont exportées : rouvrez-les donc d'abord, puis approuvez-les à nouveau. Le fichier doit ensuite être rechargé auprès du secrétariat social.
⚠️ Important : si le mois est déjà clôturé auprès du secrétariat social, contactez d'abord votre gestionnaire de dossier.