Wat moet je doen bij de jaarovergang?
Bij de jaarovergang krijgen de tellers van je werknemers een nieuw saldo. Met deze stappen houd je alles correct.
⚠️ Belangrijk: Bij de jaarlijkse reset krijgt elke werknemer de Standaardwaarde van het kalendertype als nieuw saldo. Dat geldt niet als het saldo al eens werd aangepast in de referteperiode. Een resterend saldo van vorig jaar wordt niet automatisch meegenomen.
1. Zet alle prestaties van het oude jaar vast
Ga naar de module Prestaties en zet alle prestaties van het oude jaar vast met het groene vinkje. Het saldo op de tellers is gebaseerd op vastgezette prestaties. Prestaties die nog niet vastgezet zijn, tellen niet mee.
2. Lees het resterende saldo af
Wil je het saldo van één werknemer zien? Ga dan naar de module Werknemers, selecteer de werknemer en open de tab Tellers. Pas rechts de datum aan naar bijvoorbeeld december van het oude jaar. Je ziet nu het saldo op die datum.
Wil je alle werknemers tegelijk bekijken? Ga dan naar de instellingen (tandwiel ⚙️) → Exporteren → Exporteer overzicht verloftellers. Zo heb je een beter overzicht van alle werknemers.
⚠️ Belangrijk: Er is geen historiek. Het saldo wordt berekend op basis van de vastgezette prestaties. Wijzigt er achteraf iets aan die prestaties, dan verandert ook het saldo dat je ziet.
3. Stel het saldo voor het nieuwe jaar in
Wil je dat een werknemer start met het saldo van vorig jaar? Ga dan naar de tab Tellers en klik rechts op de pagina op het potloodje om het startsaldo aan te passen. Een startsaldo kan je altijd invullen, ook als er al prestaties zijn vastgezet.
Krijgen de meeste werknemers hetzelfde saldo? Stel dat saldo dan één keer in als Standaardwaarde bij het kalendertype (tandwiel ⚙️ → Kalendertypes → tab Afwezigheden). Daarna pas je enkel de uitzonderingen aan op de tab Tellers.
Verandert de recup teller vanzelf? Dat klopt: het saldo van een recup teller wijzigt altijd op basis van de gemaakte overuren. Je kan die teller wel rechtstreeks aanpassen op de tab Tellers.
4. Controleer de werkroosters
Het werkrooster bepaalt wat een volledige dag is voor elke werknemer. Controleer daarom de werkroosters van je werknemers voor je de betaalde feestdagen inboekt.
Ga naar de module Werknemers, selecteer de werknemer en open de tab Werkroosters. Zorg ervoor dat elk werkrooster doorloopt tot het einde van het jaar. Stel in één week het werkrooster in. Rechts verschijnt dan een kopieknop: daarmee kopieer je het werkrooster door tot 2 jaar in de toekomst. Je kan ook de frequentie kiezen, bijvoorbeeld om de 2 weken.
Heeft een werknemer nog geen werkrooster? Maak dan een nieuw werkrooster aan via de instellingen (tandwiel ⚙️) → Werkroosters.
5. Boek de betaalde feestdagen in
BookU boekt betaalde feestdagen niet automatisch in. Dat doe je zelf in bulk. Stel eerst het saldo in waarvan de feestdagen afgaan (stap 3) en controleer de werkroosters (stap 4).
Ga naar de module Prestaties en klik op + Toevoegen. Kies de werknemers. Kies in de popup het afwezigheidstype en de datum van de feestdag. Kies daarna Volledige dag. Het aantal uren volgt dan uit het werkrooster.
⚠️ Belangrijk: Werk je niet met Volledige dag en heeft de werknemer geen werkrooster? Dan geef je zelf een start- en einduur in. Daardoor kan je bijvoorbeeld 9 uur inboeken in plaats van de 8 uur uit het werkrooster.