⚠️ Belangrijk: bookU raadt aan om altijd inactief te gebruiken in plaats van verwijderen wanneer een samenwerking met een werknemer stopt. Zo blijft alle data behouden en kan je deze steeds voorleggen bij een controle van de sociale inspectie.
1. Werknemer inactief plaatsen
Wanneer je een werknemer inactief plaatst, blijft die werknemer in je bedrijf, maar wordt hij "uitgeschakeld":
De werknemer is niet meer zichtbaar in de Timer-app (kan niet meer inklokken)
De werknemer verdwijnt uit elke planning — timeline, shiftplanning en eventplanning — en kan nergens meer ingepland worden
Alle historische data — contracten, prestaties, tijdsregistraties en afwezigheden — blijft volledig behouden
Deze actie is op elk moment omkeerbaar: je kan de werknemer gewoon zelf terug op actief zetten.
Om een werknemer actief of inactief te zetten, open je de werknemersfiche. In het tweede kader op die fiche, met als titel "Info", vind je een slider waarmee je de werknemer actief of inactief zet.
Om een inactieve werknemer terug te vinden, ga je naar de Medewerkers module en klik je op Filter. Zet daar de optie Non-actief aan en zoek vervolgens de werknemer op. Non-actieve werknemers zijn standaard verborgen in de lijstweergave — ze verschijnen pas als je dit filter inschakelt.
2. Werknemer verwijderen
Je kan een werknemer ook rechtstreeks verwijderen uit de Medewerkers module, zonder hem eerst inactief te moeten zetten. Hierbij wordt de werknemer losgekoppeld van jouw bedrijf en worden zijn gegevens in jouw omgeving verwijderd. Is de werknemer nog actief bij een andere werkgever, dan blijft zijn account daar wel bestaan.
Deze actie kan je niet zelf ongedaan maken — herstellen kan enkel via bookU support.
⚠️ Belangrijk: gebruik verwijderen niet als standaardactie. Zolang een werknemer verwijderd is, kan je zijn gegevens niet meer eenvoudig voorleggen bij een controle van de sociale inspectie.
3. Waarom kiest bookU voor inactief in plaats van verwijderen?
Als werkgever ben je verplicht om bepaalde gegevens van je werknemers te kunnen voorleggen bij een controle van de sociale inspectie, ook nadat de samenwerking gestopt is. Door een werknemer inactief te plaatsen in plaats van te verwijderen, blijven contracten, prestaties, tijdsregistraties en afwezigheden volledig beschikbaar in je bookU-omgeving.
4. Kan je als werkgever een account permanent laten verwijderen?
Nee. De permanente verwijdering van een volledig bookU-account kan enkel door de werknemer zelf aangevraagd worden bij bookU support, conform de GDPR-wetgeving. Als werkgever vraag je dit nooit aan — ook niet namens de werknemer. Jij kan als werkgever enkel de werknemer verwijderen uit je eigen bedrijf (zie punt 2 hierboven), waarbij zijn gegevens in jouw omgeving verwijderd worden.