Que faire lors du passage à la nouvelle année ?
Lors du passage à la nouvelle année, les compteurs de vos employés reçoivent un nouveau solde. Ces étapes vous aident à tout garder correct.
⚠️ Important : Lors de la réinitialisation annuelle, chaque employé reçoit comme nouveau solde la valeur par défaut du type de calendrier. Ce n'est pas le cas si le solde a déjà été modifié pendant la période de référence. Un solde restant de l'année précédente n'est pas repris automatiquement.
1. Verrouillez toutes les prestations de l'année écoulée
Allez dans le module Prestations et verrouillez toutes les prestations de l'année écoulée avec la coche verte. Le solde des compteurs est basé sur les prestations verrouillées. Les prestations non verrouillées ne sont pas prises en compte.
2. Consultez le solde restant
Vous voulez voir le solde d'un seul employé ? Allez dans le module Employés, sélectionnez l'employé et ouvrez l'onglet Compteurs. Modifiez la date à droite, par exemple en décembre de l'année écoulée. Vous voyez alors le solde à cette date.
Vous voulez voir tous les employés en même temps ? Allez dans les paramètres (roue dentée ⚙️) → Exporter → Exporter l'aperçu des compteurs de congés. Vous avez ainsi une meilleure vue d'ensemble de tous les employés.
⚠️ Important : Il n'y a pas d'historique. Le solde est calculé sur la base des prestations verrouillées. Si ces prestations sont modifiées par la suite, le solde affiché change aussi.
3. Définissez le solde pour la nouvelle année
Vous voulez qu'un employé démarre avec le solde de l'année précédente ? Allez alors dans l'onglet Compteurs et cliquez à droite de la page sur le crayon pour modifier le solde de départ. Vous pouvez toujours saisir un solde de départ, même si des prestations sont déjà verrouillées.
La plupart de vos employés reçoivent-ils le même solde ? Définissez alors ce solde une seule fois comme valeur par défaut du type de calendrier (roue dentée ⚙️ → Types de calendrier → onglet Absences). Ensuite, vous n'ajustez que les exceptions dans l'onglet Compteurs.
Le compteur de récupération change-t-il tout seul ? C'est normal : le solde d'un compteur de récupération est toujours adapté en fonction des heures supplémentaires prestées. Vous pouvez néanmoins modifier ce compteur directement dans l'onglet Compteurs.
4. Vérifiez les horaires de travail
L'horaire de travail détermine ce qu'est une journée complète pour chaque employé. Vérifiez donc les horaires de travail de vos employés avant d'encoder les jours fériés payés.
Allez dans le module Employés, sélectionnez l'employé et ouvrez l'onglet Horaires de travail. Veillez à ce que chaque horaire de travail se poursuive jusqu'à la fin de l'année. Définissez l'horaire de travail pour une semaine. Un bouton de copie apparaît alors à droite : il permet de copier l'horaire de travail jusqu'à 2 ans dans le futur. Vous pouvez aussi choisir la fréquence, par exemple toutes les 2 semaines.
Un employé n'a pas encore d'horaire de travail ? Créez alors un nouvel horaire de travail via les paramètres (roue dentée ⚙️) → Horaires de travail.
5. Encodez les jours fériés payés
BookU n'encode pas les jours fériés payés automatiquement. Vous le faites vous-même, en bloc. Définissez d'abord le solde dont les jours fériés sont déduits (étape 3) et vérifiez les horaires de travail (étape 4).
Allez dans le module Prestations et cliquez sur + Ajouter. Sélectionnez les employés. Dans la fenêtre, choisissez le type d'absence et la date du jour férié. Choisissez ensuite Journée complète. Le nombre d'heures découle alors de l'horaire de travail.
⚠️ Important : Vous ne travaillez pas avec Journée complète et l'employé n'a pas d'horaire de travail ? Dans ce cas, vous saisissez vous-même une heure de début et de fin. Vous pouvez ainsi encoder par exemple 9 heures au lieu des 8 heures de l'horaire de travail.