In onze vorige tutorials hebben we uitgelegd hoe je teams & shifts kan aanmaken, en hoe je werknemers kan uitnodigen. Hier leggen we uit hoe je de werknemers kan toevoegen aan de shifts en hoe je de planning met hen kan communiceren.

1. Werknemers inplannen

Als je klaar bent met het aanmaken van alle shifts, dan kan je beginnen met het toevoegen van de werknemers. Als je de beschikbaarheid heeft opgevraagd, dan wacht je best nog even om de werknemers de tijd te geven om te reageren.

In de shift klik je op "+Werknemer Toevoegen". Er springt links een venster open met daarin de lijst van werknemers. Er zijn twee tabbladen:

  • Uitgenodigd: lijst met alle werknemers die uitgenodigd zijn voor die shift via de opgevraagde beschikbaarheid.

  • Andere: lijst met alle werknemers die niet uitgenodigd zijn voor die shift.

Je kan nu beginnen met werknemers in te plannen. Onder de naam van de werknemers zie je enkele symbolen staan. In de lijst "Uitgenodigd" geeft het eerste symbool aan wat de status van de beschikbaarheid is. Er zijn 4 mogelijkheden:

  • Vraagteken: de werknemer heeft de uitnodiging nog niet gezien of bekeken.

  • Oogje: de werknemer heeft de uitnodiging gezien, maar heeft nog niet gereageerd.

  • Rood kruis: de werknemer heeft aangegeven niet beschikbaar te zijn.

  • Groen vinkje: de werknemer heeft aangegeven beschikbaar te zijn.

Werknemers die aangeven beschikbaar te zijn, komen bovenaan de lijst te staan. Je kan de lijst ook sorteren op naam, voornaam, beschikbaarheid en afstand. Je kan ook zoeken op naam of filteren op verschillende parameters.

Als een shift volledig is ingevuld, dan wordt deze groen. Een shift die nog niet volledig is ingevuld blijft oranje. Van zodra je start met het invullen van shifts, zie je bovenaan een rode knop “Verstuur Planning” verschijnen.

2. Planning Versturen

Als je klaar bent met het invullen van alle shifts, dan klik je bovenaan op “Verstuur Planning”. Op dat moment worden notificatie-mails gestuurd naar de werknemers met alle info over de shift(s) waarvoor men ingepland is.

Als je op het pijltje naast "Verstuur Planning" klikt, zie je twee opties:

  • Normaal: De werknemers ontvangen de planning volgens de parameters die ze zelf hebben ingesteld in hun profiel.

  • Dringend: De mails worden onmiddellijk verstuurd.

Op het moment dat de planning verstuurd wordt, zal de rode “Verstuur Planning”-knop verdwijnen. Als je nadien de planning aanpast, zal de knop opnieuw verschijnen. Je kan de planning dan opnieuw versturen, maar deze zal enkel verstuurd worden naar de werknemers waarvan de planning is aangepast.

3. Opties:

Bij de algemene instellingen vind je alles met betrekking tot de planning:

  • Vraag goedkeuring voor de planning.

  • Werknemers toelaten de planning te weigeren.

  • Werknemers kunnen ingeplande shifts zien waarvan de planning nog niet verstuurd is.

  • Werknemers kunnen niet zien wie lid van hun team is.

Er zijn ook nog een aantal andere opties in het planningsscherm. Je vindt de knop rechts bovenaan je scherm terug. Je vindt er knoppen terug voor “Toon Details” en “Verberg Afgerond”. Daarnaast kan je er ook de teams beheren, beschikbaarheid opvragen, shifts kopiëren en de planning exporteren naar een Excel bestand.

Heb je het antwoord gevonden?