Voor je shifts kan toevoegen, moeten er eerst Teams aangemaakt worden. Hoe je dit kan doen kan je zien in de vorige tutorial. Nadat we de teams hebben aangemaakt, is het tijd om de shifts toe te voegen. Je doet dit door in de kalender op “+ Shift” te klikken. Er verschijnt dan rechts een venster waarin je een shift kan aanmaken.

Bij het aanmaken van een nieuwe shift kan je deze info invullen:

  • Werkuren: Start- en eindtijd van de shift. Als de eindtijd van de shift variabel is, dan kan je de knop “eindtijd kan variëren” aanvinken.

  • Pauze: Hier kan je de voorziene pauze ingeven.

  • Verloning: Hier kan je het uurloon ingeven.

  • Aantal: Het aantal werknemers die je wil toekennen aan een shift.

Daarna klik je op "Toevoegen" of op "Toevoegen en Publiceren".

  • Als je kiest voor "Toevoegen", dan sla je de shift gewoon op en kan je eerst de andere shifts toevoegen. De beschikbaarheid kan je nadien nog opvragen door op de shift te klikken en onderaan te kiezen voor "Bewerken en Publiceren".

  • Bij "Toevoegen en Publiceren", sla je de shift op en opent er een venster waarin je de beschikbaarheid van jouw werknemers kan opvragen.

Beschikbaarheid opvragen:

Als je ervoor kiest om de shift te publiceren, dan opent er een venster waarin je jouw werknemers kan selecteren. Je kan dit op drie manieren:

  • Handmatige selectie: U vinkt zelf de personen aan die u wil uitnodigen.

  • Selecteer alles: Selecteer alle werknemers met de knop bovenaan.

  • Filter: Hier kan je de werknemers filteren op basis van leeftijd, geslacht, score, rijbewijs, statuut, taak en tag.

Onder de naam van de werknemers zie je enkele symbolen staan:

  • Kalender + cijfer: aantal keer dat die werknemer al is ingepland.

  • Auto + km: afstand tussen de woonplaats van de werknemer en de werkplaats. (enkel zichtbaar als de werknemer zijn adres heeft ingevuld en de locatie van het team is ingesteld)

Nu de relevante werknemers geselecteerd zijn, kan je de beschikbaarheid opvragen.
Bovenaan het venster klik je op de knop "Versturen". De werknemer kan in zijn profiel instellen hoe hij de communicatie wil ontvangen. Er zijn drie opties:

  • Onmiddellijk (binnen de 10 minuten)

  • Dagelijks (mails worden om 04u verstuurd)

  • Nooit

Als je het vakje "Dringende Communicatie" aanvinkt, dan wordt de communicatie onmiddellijk verstuurd, ongeacht de instellingen van de werknemers.

Als je op het pijltje klikt naast de knop "Versturen", is er ook nog de optie om een herinnering te versturen.

Je hoeft natuurlijk niet telkens de beschikbaarheid op te vragen. Je kan ook gewoon de shifts aanmaken en die invullen met de werknemers uit je poule.

Shifts kopiëren:

Als je klaar bent met het aanmaken van alle shifts, dan kan je rechts bovenaan bij "Opties" alle aangemaakte shifts kopiëren naar een volgende week naar keuze.

Je kan er ook voor kiezen om één dag te kopiëren. Hier duid je de dag aan die je wil kopiëren en de dag waarnaar je wil kopiëren.

Zo hoef je niet telkens opnieuw alle shifts aan te maken. Je kan ook de ingeplande werknemers mee kopiëren.

Hoe je werknemers kan inplannen en de planning communiceert, leggen we uit in de tutorial "Plannen & Versturen".

Heb je het antwoord gevonden?